ثانياً المخازن و مراقبة العهد الدوائية

هذه التدوينة  تابعة لدورة التاهيل للصيدلى الحكومى من هنا

                                            

                         التوصيف  الوظيفي
* إسم الوظيفة  : مراقب  العهد  الدوائية

        * الدرجة :  التالتة

        * المجموعة  الوصفية لوظائف  الصيدلة

        * الوصف  العام:
 - تقع  هذه  الوظيفة بإدارات  الصيدلة والإدارات  الصحية
 - يختص  شاغل  الوظيفة بتنفيذ القوانين  واللوائح والتعليمات الخاصة  بأعمال  مراقبة  العهد  الدوائية

        * الواجبات  والمسئوليات:
 - يخضع شاغل  هذه  الوظيفة للتوجيه  العام من  مدير  عام إدارة  الصيدلة بالمديرية
 - القيام  بالإشراف  علي  اعمال مراقبة  العهد  الدوائية بما  في ذلك  الأعمالل  المخزنية الخاصة  بالخصم  والإضافة بصيدليات  الوحدات  الصحية ومخازن  الادوية
 - الإشراف  علي دفاتر  مراقبة  العهد الدوائية  بالوحدات  الصحية  المناظرة لدفاتر العهد  بالإدارة  الصحية
 - إعداد  التقارير والبيانات  والإحصائيات في مجال  النشاط
 - يؤدي  ما يسند إليه  من  اعمال أخري  مماثلة

         * شروط شغل  الوظيفة:
 - المؤهل  العلمي = بكالوريوس صيدلة
 - قضاءالمدة البينية المحددة  قانوناً في وظيفة من وظائف الدرجة الادني  مباشرة
 - اجتياز  الدورات  التدريبية التي  تتيحها  الجهة

  "المواد  المتعلقة  بمخازن  الأدوية  ومراقبة  العهد  الدوائية"

رقم المادة	نص  المادة
مادة 43	"مراقبة خروج  الاصناف من أبواب المخازن" يجب علي  مدير  المخازن أن  يضع  نظاماً  محكماً لمراقبة إخراج الأصناف من أبواب المخازن, حتي لا تتسرب منها أصناف لم يصرح هو بأخراجها .
مادة 44	"واجبات رؤساء  المخازن " علي رئيس أمناء  المخازن الإشراف  علي أمناء  المخازن في  تسلم  الاصناف  التي  تورد إلي  مخازنهم والتي تصرف منها ومراقبة  أعمالهم  بصفة  عامة.
مادة 45	"واجبات أمناء  المخازن  وأرباب  العهد" أمناء  المخازن  وجميع أرباب  العهد  مسئولون شخصياً عن  الاصناف  التي في  عهدتهم, وعن  حفظها والإعتناء  بها , وعن  صحة  وزنها  وعددها ومقاسها  ونوعها , وعن  نظافتها  وصيانتها من  كل  مامن  شانه ان يعرضها  للتلف  أو  الفقد , ولا  تخلي مسئوليتهم  إالا  إذا ثبت  للمصلحة أن ذلك قد نشأ عن أسباب  قهرية أو ظروف  خارجة  عن إرادتهم ولم  يكن  في الإمكان  التحول  عنها
مادة 46	"الأصناف  الزائدة  عن  الحاجة" يجب  علي  امناء  المخازن  ألَا  يبقوا  في  عهدتهم  أصنافاً زائدة عن الحاجة  أو  مستغني  عنها  أوبطل  استعمالها أو يخشي  عليها  من  التلف أو غير  صالحة للإستعمال, وعليهم  ان  يقدموا  كشوفاً  عنها  كل  ستة أشهر أو أقل  من  ذلك إذا  لزم  الامر  ابتداءاً من  أول يوليوا  من كل عام إلي مدير المخازن أو  من  في  حكمه  ليرفعها إلي رئيس  المصلحة مشفوعة  بمقترحاته وعلي  رئيس  المصلحة أن يبت  في  هذه  الكشوف خلال  اسبوع  من  تاريخ  العرض  عليه, وإذا  ماتقرر التصرف  فيها بالبيع فيقتضي  مراعاة أحكام  القسم  الرابع من  لائحة  المناقصات  والمزايدات في شأن  بيع  الأصناف وتحفظ هذه  الكشوف بملف  خاص للرجوع  إليها عند  الإقتضاء.
مادة 47	"الحد الادني  للاصناف" يجب  علي  أمناء  المخازن أن  يخطروا مدير  المخازن كتابة  عن  كل صنف أوشك علي  النفاذ  قبل  نفاذه بوقت كاف لاتخاذ  الإجراءات  اللازمة لتموين  المخزن  به (إذا رأي لزوم ذلك)علي أن يكون  الشراء في  حدود الإعتمادات والمقايسات  المصدق  عليها. يجوزلرئيس  المصلحة- عند  الضرورة – الترخيص  بالشراء بما  لايجاوز 25% من قيمة  المقايسة  المعتمدة بشرط  أن يسمح  البند  المختص بهذا  الشراء ومازاد  عن  ذلك يؤخذ  عنه  الترخيص  المالي  اللازم.
مادة 48	"الإعتناء في تسليم  الأصناف" يجب  علي  امناء  المخازن وغيرهم  من  الموظفين  الذين  يعهد إليهم  اصناف أن  يتأكدوا  عند  تسليمها أن  الأصناف  التي  تسلموها  هي  نفس  العينات المعتمدة بالمصلحة , مع إثبات  حالة  الاصناف  التالفة  في  محضر  التسليم
مادة 49	"الإختلاف  عن  التسليم  والتسلم"  إذا وجد  خلاف بين  المسلم  والمتسلم في  الرأي عن نوع  الأصناف  او مقدارها  أو حالتها فيعرض  الامر  علي  مدير  المخازن  فيه  طبقا للائحة
مادة 50	"المطابقة  الشهرية بين دفاتر  العهدة ودفاتر  الشطب" علي  أمناء  المخازن  الرئيسة  أن  يراجعوا في  اليوم  الاول  من كل  شهر يناير وابريل ويوليوا وأكتوبر من  كل  عام  القيود  الواردة  بدفاتر  العهدة  لغاية  نهاية الثلاثة أشهر  السابقة علي  المقيد  بدفاتر  الشطب. يوقع  كاتب  الشطب  علي  الباقي المبين  بدفاتر  امناء  المخازن كما  يوقع  هؤلاء علي  الباقي  الذي  يجب  ان  يبينه  كاتب  الشطب بخانة  الملاحظات في  دفاتره اخر  كل  شهر من  الأشهر  ديسمبر ومارس  ويونيو وسبتمبر من  كل عام . في  الحالات  التي  لا  يتيسر  فيها  هذه المطابقة لوجود  المخازن  بجهات بعيدة  عن  مقر  أقلام  الشطب يقوم  امين  المخزن بتحرير كشوف  من  أصل  وصورة  في  المواعيد المحددة  آنفاً بأرصدة  الاصناف  من  واقع  الدفاتر  وإرسالها إلي  إدارة  المخاون لمطابقتها  علي  دفاتر  الشطب، وتعاد الصورة إلي  المخزن بعد  التوقيع  عليها  بما  يفيد المراجعة  وصحة  القيود من  كاتب  الشطب  المختص ، ويتبع هذا  أيضا  بالمخازن  الإقليمية.
مادة 51	"عدم  جواز إنابة  الغير  للعمل" لا يجوز  قطعيا  لأمناء  المخازن أو من  في  حكمهم أن  ينيبوا  عنهم أحداً في  أي  عمل  من  اعمالهم قبل  الحصول  علي  ترخيص  كتابي من  مدير  المخازن. من  المفهوم  انه  في  مثل  هذه  الحالة يظل  امين  المخزن  أو  صاحب  العهدة مسئولاً  عما  بعهدته .
مادة 52	"فتح  وقفل  المخازن"   يتسم امناء المخازن  مفايح  اقسامهم من  رئيسهم،وعليهم أن  يفتحوا أو  يقفلوا  مخازنهم  بأنفسهم , وان  لا  يعهدوا بذلك  للخفراء او  العمال في  اي  وقتٍ  كان ، وعند  الإقفال  يختم  امين  المخزن الباب  بالشمع  الاحمر , ويسلم المفاتيح  إلي  رئيس  المخازن داخل  علبة  مختومة  "أحراز" ليحفظها  في  دولاب تكون  واجهته من  زجاج حتي  إذا  حصل  حريق يمكن  الوصول  إليه  حالا, وفي  حالة  فقد أو  كسر  أحد  المفاتيح يجب  عمل محضر  بذلك ورفع  الامر  لرئيس  المصلحة للتصرف علي أن يراعي  ضرورة تغيير  القفل  بأخر من  نوعه  علي  حساب  المسئول  عن  الفقد  او  الكسر ولا  يجوز  قطعيا  عمل  مفتاح أخر بدل  الفاقد  او  المكسور. في  كلتا  الحالتين يكون صاحب  العهدة  مسئولا  عما  بعهدته.
مادة 53	"العناية في  تسلم وصرف  الاصناف" يجب  علي  أمناءالمخازن مراعاة  الدقة  التامة  في  التحقق من  نوع  الاصناف الواردة  والمصروفة وعددها ووزنها  ومواصفاتها , إذا  أنهم سيكونون مسئولين عن  أي  عجزٍ أو زيادة أو  اختلاف  يظهر  عند  الجرد. كل  صنفٍ جديد  او  مستعمل يصيبه  تلف بسبب  عدم  العناية في  المحافظة  عليه بعد  تسلمه  بالمخزن يتحمل  امين  المخزن المسئول  قيمة الخسارة التي  تترتب علي  هذا  الإهمال
مادة 54	" طريقة  صرف  الأصناف" يراعي  عند صرف  صنف  من  المخازن البدء  بصرف  الأقدم  منه أولاً, ثم  التالي  في الأقدمية وهكذا , ليكون المحفوظ منه بالمخازن من أحدث تاريخ. يجب  البدء أولا  بصرف  الأصناف التي  من  نوع  عينات  قديمة يكون  قد  تقرر استبدالها بعينات  حديثة إلي أن  ينفذ  الموجود  منها  بالمخازن .

         

تذاكر الصرف  وسجلات  العهدة

* تذاكر  الصرف
- صحة /17 ويكتب فيها:
- اسم  المريض  رباعي
-  التشخيص
- الإسم  العلمي  للدواء
 - استخدام  الدواء
 - توقيع  الطبيب  ثلاثي

- تذاكر صرف مجانية وتشمل:

 - المتوطنة            - الدرن             - نفقة  الدولة              - تنظيم  الأسرة

سجلات  العهدة
*التمهيدي         
- ليس سجل  عهدة
- التسجيل  يومي
- التجميع يومي
- وتسجل  به أرقام  تذاكر  الصرفة

*صحة / 44  
- ليس  سجل  عهدة                 - التسجيل  يومي                      - التجميع شهري

* 118 ع. ح.
- سجل  عهدة        - لا  يجوز  القشط  أوالمزيل         - تسجيل  الوارد  فور  وروده  - تسجيل  المنصرف  الشهري آخر  يوم  من  الشهر    
 - قطع  الدفتر  عند  التسليم  أو  التسلم

* 112 ع.ح.
  - نموذج  1 مخازن حكومة                - إضافة الوارد فوراَ        
  - تسليم صورة  الشئون  المالية         - تسليم صورة  لمراقب  العهد

* إذن 111
- نموذج  الطلب            - تعد  من 2 أصل و6 صور          - تسجيل الرصيد  الحالي 
- مليء الكمية  المطلوبة حسب حاجة  مكان  العمل

                                       إدارة المخزون

- تقديرالاحتياجات             -  مراقبة  المخزون              - إعادة  التزويد
   
                             أهم أهداف إدارة المخزون 
- تقليل  تكاليف إدارة  المخزون من الأدوية تامة  الصنع والمواد  الخام
- ارتفاع مستوي  خدمة  المريض
- تأكيد جودة  الأصناف  المنتجة
- تقليل كمية  الاصناف المخزونة وذلك بتحديد مستويات  المخزون  المناسبة
- دعم تسويق وتطوير  الاصناف تامة  الصنع

                         تقدير  الإحتياجات  من  الأدوية

يوجد  طريقتان رئيسيتان لتقدير الاحتياجات من  الأدوية  هما :
1- استعمال  بيانات  الحالة المرضية
وتتطلب  هذه  الطريقة توفر :
- بيانات كاملة  يعتمد  عليها  عن  الأعراض المنتشرة
- العلاج  القياسي  لكل  مرض
- عدد  الأشخاص  المطلوب علاجهم في المراحل السنية  المختلفة
- مدة العلاج
- تكرارها خلال  العام
-  إجمالي كمية  الدواء  اللازمة = كمية  الدواء  اللازمة للعلاج القياسي  للحالة المرضية  خلال  شهر * أشهر  مدة  التقدير * إجمالي  عدد  الحالات  المرضية

2 -  استعمال البيانات التاريخية  عن  الاستهلاك
- تتطلب  هذه  الطريقة  توفر بيانات  كاملة  يعتمد  عليها عن  استهلاك  الصنف في  الماضي
- ولا  تتطلب وجود أي بيانات عن  الحالات  المرضية أو  العلاج  القياسي  لكل  حالة
- ولا تلفت  الإنتباه إلي  وجود أي استعمال غير  منطقي للدواء نتيجة لسوة  الوصف  أو  العلاج  العشوائي دون  استشارة الطبيب  أو  الصيدلي

- وفيها  أيضا يتم  تحليل بيانات  الاستهلاك عن  الفترة  الماضية لمعرفة عما  إذا  كان  الرصيد قد  وصل إلي  الصفر  في  بعض  الفترات ومجموع  هذه  الفترات  بالايام  والشهور

- كما يجب معرفة عما إذا كانت الكميات  الموجودة من  الصنف  خلال المدة  كافية لتلبية  الإحتياجات الفعلية أم أن الصنف كان يوزع بنظام الحصص  تلافياً  لنقصه

- كذلك  يجب  أيضاً حساب الكميات  المفقودة نتيجة للسرقة , أو  تلف بعض الكميات  نتيجة لانتهاء تواريخ  الصلاحية أو سوء التخزين أو  النقل أو  عدم مراعاة  مبدأ ( أن الكمية التي  تنتهي تاريخ  صلاحيتها  اولاً تصرف  أولاً )

- يجب  ألا تقل  مدة استهلاك  الصنف التي  تقدر علي  أساسها الاحتياجات  عن سنة واحدة  وقد  تزيد  المدة  عن  ذلك عند  توفر  بيانات استهلاك  كاملة ودقيقة  عن  السنوات  السابقة

- عند  اختيار  مدة  أقل ( 6 شهور مثلاً) يجب  مراعاة أن يكون متوسط  الاستهلاك في  هذه  المدة  معبرا  عن  السنة  كلها حيث ان  هناك أصناف  موسمية يزيد  استهلاكها في  بعض  الفصول ويقل  في  البعض  الاخر

- وقد  تكون  الزيادة  والنقص  في  الاستهلاك هو  نتيجة لتوافر أو  نقص الاصناف  البديلة
- كمية  الاستهلاك  عن  المدة  = رصيد بداية  المدة + الواردات  – رصيد  نهاية  المدة
- كمية الإستهلاك  المضبوطة = إجمالي  الكمية  المستهلكة -  التسويات
- يحسب  الاستهلاك علي  أساس  المدة التي  توفؤ فيها  الصنف 
- كمية  الإستهلاك علي  اساس  توفر  الصنف = إجمالي  الكمية  المستهلكة * المدة  الكلية / مدة  توفر  الصنف

طريقة بيانات  الاستهلاك	طريقة  بيانات  الحالة  المرضية
المميزات : - لا  تتطلب  بيانات  الحالات  المرضية أو  العلاج  القياسي  لها - تتطلب عمليات حسابية أقل  من  الطريقة  الاخري - يعتمد عليها  إذا كانت  البيانات التاريخية  لاستهلاك  الصنف  كاملة  ودقيقة - تحدد مشاكل إدارة  المخزون وتشجع  علي  التحسين	المميزات : -لا تتطلب وجود بيانات تاريخية  عن  الاستهلاك - تكون  مفيدة بالنسبة  للأصناف  الجديدة أو اللازمة  لتنفيذ خطة صحية لمكافحة بعض  الأمراض - تعتمد  علي  وجود بيانات  الحلات المرضية  والعلاج  القياسي لها - تحفز إعداد خريطة صحية لبيانات الحالات  المرضية
العيوب: - غير مناسبة للأصناف  الجديدة -  لا يوفر  عنها  بيانات تاريخية  للإستهلاك -  لا تصلح  لمراجعة وتحسين وصف  واستعمال  الدواء - لا  يعتمد  ليها  إذا  كانت  هناك  فترات  طويلة لنقص  الصنف في  الماضي أو  وجود  كمية  كبيرة من  الفاقد  او  التالف -  لا  تشجع  علي  إعداد  سجلات  جيدة  للحالات  المرضية	العيوب : - صعوبة  الحصول  علي  بيانات  الحالة  المرضية  والعلاج  القياسي  لها  - تتطلب  عمليات  حسابية  تفصيلية  ومعقدة  - قد  تختلف  النتائج عن  الإحتياجات  الفعلية للدواء - تنوع  الادوية  المستعملة  لعلاج  نفس  الحالة  المرضية  وعدم  وجود  علاج  قياسي  واحد  للحالة  المرضية - يتم تقدير  الكميات  اللازمة للحالات  المرضية دون  مراعاة للفاقد او  التالف

                      العوامل  التي  تؤثر  علي  تقدير  الاحتياجات
- مدي  توافر  الصنف  في  الماضي 
-  انتاج  او  استيراد  اصناف  جديدة  لعلاج  نفس  المرض  او  الامراض للصنف  المخطط له
- موسمية  الصنف
-  التمويل  المتاح  لطلب  الصنف
- الخطط  الصحية  للتوسع  في  مكافحة  بعض  الامراض
- نقص  او  توافر  الاصناف  البديلة

ومن  اهم  المشاكل  الناتجة  عن  ضعف  تقدير  الاحتياجات  من  الادوية  مايلي :
1- مدة  النقص  الطويلة  لبعض  الاصناف  علي  الرغم  من  وجود  تمويل  وشراء  وتوزيع  مناسب  للأصناف ، وذلك بسبب  عدم  الدقة  في  تقدير  الاحتياجات
2- زيادة  كمية  بعض  الاصناف  عن  الحاجة  نتيجة  لزيادة في  تقدير  الاحتياجات

                                 
                           عيوب  التخزين  الغير  صحيح للأدوية 
 
-  تلف  الادوية
-  صعوبة  مناولة  وتحريك  الاصناف
- سوء  استغلال  المساحات  والاحجام في  المخزن   وسوء  تنظيم  الاصناف داخل  المخزن
- زيادة  تكاليف صيانة  المخزون
- سوء نظام  المعاملات  وعدم دقة  السجلات

                        أنواع  المخازن في  وزارة  الصحة  والسكان 
1- المخزن  المركزي  (  الرئيسي)
 - ويختص  باستلام  وتخزين  كل  الادوية  الواردة  من  مصادر  خارج  البلد  والمصنعة  محليا

يتم توزيع  الادوية  من  المخزن  المركزي  الي  المخازن  الإقليمية  بالمحافظات
- ومن  الطبيعي  الا  تقوم  المخاازن  المركزية بصرف  الاصناف  مباشرة  الي  المراكز  الصحية 

 2- المخازن  الاقليمية  بالمحافظات 
- وتقع في  المحافظات
- يختص  كل  مخزن  بتخزين  وتداول  الادوية  الخاصة  بالمحافظة  التابع  لها
- يجب  ان  يكون  المخزن  الإقليمي  قادرا  علي  تخزين  الادوية  بالحد  الأقصي  للمخزون  من  كل  صنف
- تقوم  المخازن  الغقليمية  بصرف  الادوية  إلي  مخازن  الإدارات  الصحية  التابعة  للمحافظة

3- مخازن  الإدارات الصحية  والاقسام
- تقع  في  الإدارات  التابعة  للمحافظة أو  الإقسم  التابعة   ويختص  كل  مخزن  بتخزين  وتداول  الادوية  الخاصة  بالإدارة  التابع  لها
- يجب  أن  يكون  المخزن  قادرا  علي  تخزين  الادوي  اللازمة  بالحد  الأقصي  من  المخزون  لكل  صنف 
- تقوم  المخازن  بصرف  الادوية  مباشرة  إلي  الوحدات الصحية  التابعة  لها
 
 4- مراكز  ووحدات  صحة  الاسرة
- وتعتبر  موقع  التوزيع  الاخير  حيث  يتم  صرف  الأدوية  مباشرة  للمرضي
- وعادة  ممايكون  التخزين في  المركز  الصحية في  صيدلية  مجهزة   بالرفوف  والدواليب والادوات  اللازمة  لتجهيز  بعض  المستحضرات والتعبئة  والصرف 

                                     مواصفات  المخازن
- يراعي  في  تصميم  المخزن  المواصفات  التالية
- سهولة  الحركة  داخل  المخزن 
- التهوية  الجيدة  بوجود  عدد  كافي  من  النوافذ  أو  المراوح  و  مكيفات  الهواء 
- الإضاءة  الكافية  حتي  يمكن  رؤية  العلامات  المميزة  للأصناف. ويجب  تفادي  أشعة  الشمس  المباشرة  , لأن ذلك  من شأنه  تقليل  العمر  التخزيني  للأصناف 
-  أن  يكون  المكان  جافا  , لذا  يجب  فحص  الاسقف دوريا  للتأكد  من  عدم  وجود  تسرب  للمياة 
- توفر استخدام  الرفوف  والمنصات  الناقلة  لوضع  الأصناف عليها 
- دورة  هوائية  ويسهل  الحركة  والنظافة  وحماية  الاصناف  من  المياه  التي  قد  توجد في  ارضية  المخزن 
-  أن  يكون  المكان  مغلق  وأن  يتبع  نظام  صارم في حفظ  المفاتيح والتاكد  من  ان  كافة  النوافذ  والابواب  محكمة  القفل
-أن  يوفر  المخزن  مساحة  كافية للشحن  والاستلام  والعمل  والإدارة

                     درجات  حرارة  تخزين الأدوية

222 

- حرارة  عالية  فوق  25 درجة  مئوية
- درجة  حرارة  الغرفة  من  15 – 25 درجة  مئوية
- درجة  حرارة  باردة  من  8 – 15  درجة  مئوية
-  تبريد  تلاجة  من  2 – 8  درجة  مئوية
- تجميد  أقل  من  0  درجة  مئوية

                            ممارسات  التخزين  الجيد  للدواء
- تصميم  المخزن  طبقاً لاشتراطات المخازن
- استخدام  الرفوف مع  التأكد  من  عدم  وضع  العبوات  علي  الارض  مباشرة أو ملاصقة  لحوائط
-  النظافة  وحماية  الاصناف  من  الرطوبة
- يجب  الإحتفاظ  بأجهزة  ونظم  إطفاء  الحريق  ونظم  الإنذار  في  المبني  في  اماكن يسهل  الوصول  إليها 
- منع  تواجد  الحشرات  والقوارض  والطيور والحيوانات  بداخل  المخزن 
- يجب توفير وسائل  مناولة  وتحريك  البضاعة  المناسبة 
- يجب  منع  التدخين  داخل المخزن  وأن  يرتدي  العاملين  بالمخزن  الملابس  المناسبة  لحمايتهم 
- الاصناف  التي  تحتاج  إلي  معاملة  خاصة في  تخزينها  يجب أن  يخصص  لكل  نوع  منها  مخزن  منفصل  مصمم بطريقة  مناسبة  لتخزينها

 

هذه  مذكرة  تفصيلية  للعمل  بالمخازن  ومراقبة  العهد          

                                          
                             

    لتحميل الدورة فى صورة كتاب من هنا