إدارة أعمال الصيدليات:الدفاتر-الهامة-بالصيدلية جزء 1

الدورة التدريبية لاصحاب الصيدليات

^{إدارة أعمال  الصيدليات}

^{منقول من كتاب اعمال الصيدليات}

^{للتحميل من هنا}

كيفية زيادة ارباح صيدليتك ؟

 مجموعة من

الدفاتر ويأتي تفصيلها تباعا : -

دفتر اليومية

 
دفتر اليومية هو أول و أهم سجل لإجراء حسابات دقيقة لأمور الصيدلية ، إذ نقوم بتسـجيل كل الأمور المالـيـة عليه ثم نقوم بفرزها و نقلها إلى أماكنها الصحيحة في الســجلات الأســاســية ، و من أجل ذلك يجب أن نـذكـر الأمور المالية المتداولة في الصيدلية وكيفية تسجيلها
- 1الفواتير :
للفواتير أسماء متعددة منها : كشف حساب ، كشف استلام وتسليم ، وصل استلام بضاعة ، وصل استلام ،. . . . ومن الفواتير ما تكون نقدا ومنها ما تكون أجلة
 -2 وصل القبض :
له أسماء عديدة أيضا منها : إيصال قبض ، سند قبض ، سند مالي ، إيصال مالي ،

 -3 المصروف :
هو الجزء الهام في حسابات الصيدلية لأنه القسم السلبي الذي يأكل ربح الصيـدلية ، لكـنـنا يجب أن نميز نوعين من المصروف

المصروف مهدور القيمة
مثلا الأوراق ، مواد التنظيف الأكـياس، تنقلات للوصول إلى العمل،أجرة  طلبات

وباختصار كل شيء غير قابل لإعادة البيع

المصروف القابل لإعادة البيع
مثلا اشـترينا حاســوبا ثم أردنا بيعه . هذا ممكن ؟ . و كذلك الخزائن و المكيف
أطلقنا لقب المصروف على الأول ( مهدور القيمة ) بينما أطلقنا على الثاني لقبا اصطلاحيا هو الموجودات

الموجودات
تفقد الموجودات قيمتها مع الزمن ،ولقد اصطلحنا على أن قيمتها ستنعدم بعد خمس سنوات،فالحاسوب الذي نشتريه الآن بمبلغ خمسة  ألاف  مثلا لن نقدر على بيعه بعد خمس سنوات ، أي أن قيمته ستتناقص كل سـنة بمقدار  20% سنويا  وهكذا
الخسارة بقيمة الموجودات تعتبر من المصروف ، بينما الموجودات نفسها ( أو الباقي منها ) هو جزء من رأسمال الصيدلية ، بالإضافة إلى الأدوية و التجميليات

بيان الفواتير كالتالي

معظم الشركات دلوقتي نظام فواتيرها بيكون كالتالي
1- الكمية...اللي أنت بتطلبها من الشركة
2- البونص......في حالة لو طلبت مثلا 10 علب بيكون عليهم واحدة مجانا
3- تشغيله...ودي تشغيله المنتج   batch number
4- الصلاحية....تاريخ الصلاحية المكتوب على العلبة والبند ده بالذات ميزة كبيرة لأنك بتراجع التواريخ من الفاتورة أسرع وكمان عشان لو دواء رجع تكون الشركة متأكدة من التاريخ الموجود على العلبة
5- س.ج أو سعر الجمهور ....وده الثمن المكتوب على العلبة
6- ض.م أو ضريبة مبيعات....ودي ضريبة المبيعات للقطعة الواحدة يعني لو طلبت أكتر من علبة لازم تضرب العدد في الضريبة يطلع الضريبة الكلية للصنف

7- خ.أ . أو الخصم الأساسي...وده خصم الصيدلي والثابت دائما في الخصم هو 20% ما عدا الأصناف المستوردة بيكون الخصم فيها 12% أو أقل 
8- خ.ت . أو خصم إضافي بيكون 3% وده بيكون على معظم الأدوية المحلية
9- إجمالي...وده الإجمالي اللي الصيدلي يحاسب عليه بعد الخصم العادي والإضافي بس بدون ضريبة المبيعات
مجموع ضريبة المبيعات يضاف في أخر الفاتورة

 المسحوبات

اى أموال يسحبها الصيدلي من الصيدلية نقدا أو في صورة بضاعة لاستعماله الخاص

ويقيد  المسحوبات 

 بسعر البيع إذا تواجد أكثر من شريك ( هنا نجد انه في حالة تقيد المسحوبات بسعر التكلفة يستفيد الشريك الذي يسحب بضاعة لنفسه عن الشريك الأخر الذي لا يسحب ) أما إذا أراد صاحب الصيدلية الوقوف على الأرباح الحقيقة لمنشأته تقيد المسحوبات بسعر التكلفة

الخصم النقدي " خصم تعجيل الدفع "

تعريفه :

هو خصم يقدمه البائع على الأجل للمشترى ليشجعه على التعجيل بتسديد ما عليه 

الهدف :

سرعة تسديد الديون المستحقة على المشترى.
ملحوظة  :

المشترى بالأجل لا يستفيد من هذا الخصم إذا لم يستوفى شروط الخصم والمتمثلة في الدفع خلال الفترة التي يضعها البائع ......

هام جدا : 

نظرا لأن كل من المشترى والبائع لا يعرف متى تتم عملية السداد فإن كل منهما يثبت العملية عند حدوثها بقيمتها الأصلية على أن يسجل الخصم النقدي فيما بعد إذا تحقق ......

الخصم النقدي بالنسبة للبائع هو نفقه وبالتالي يعتبر مدين ويسمى بدفاتر البائع خصم مسموح به

الخصم النقدي بالنسبة للمشترى هو أيراد وبالتالي دائن ويسمى بدفاتر المشترى خصم مكتسب

غرامة التأخير

يحرم فرض غرامات تأخير على من يتأخر في السداد

  ويتحمل إثم فرض هذه الغرامات الربوية مجلس إدارة الشركة وكل من أسهم في فرضها وتعاون عل هذا الإثم ؛ لأنها رباً محرم وقد ثبت أن النبي صلى الله عليه وسلم قال:( لعن الله آكل الربا ومؤ كله وكاتبه وشاهديه وقال: هم سواء ) رواه مسلم، وكذلك يحرم فرض غرامات التأخير في كل التزام أصله دين، ولكن لا حرج في فرض غرامة تأخير أو شرط جزائي في العقود المالية التي تخلو من الديون كعقود المقاولات والتوريد وغيرهما، 

وجاء في قرار مجمع الفقه الإسلامي في دورته الثانية ما يلي: [إن كل زيادة أو فائدة على الدين الذي حلَّ أجله وعجز المدين عن الوفاء به مقابل تأجيله، وكذلك الزيادة أو الفائدة على القرض منذ بداية العقد. هاتان الصورتان ربا محرم شرعاً ]مجلة المجمع عدد 2 ج 2 ص 873.
ويجب أن يُعلم أن كل غرامة تفرض على المدين تعتبر من باب الربا وإن سميت غرامة تأخير أو سميت شرطاً جزائياً ، فإن الشرط الجزائي لا يكون في الديون وإنما يكون في العقود المالية التي تخلو من الديون كعقود المقاولات والتوريد وغيرهما، فمثلاً لو اتفق شخص مع مقاول ليبني له بيتاً واتفقا على تسليم البيت في موعد محدد واتفقا على أنه إذا تأخر المقاول في التسليم فيدفع له مبلغاً من المال عن كل يوم تأخر فيه عن تسليم البيت صح ذلك شرعاً. ولا يعتبر هذا المبلغ من الربا.
وكذلك عقود المقولات التي تتم بين الشركات والدولة أو أصحاب المشاريع وكان الاتفاق فيها على العمل يجوز شرعاً أن تتضمن شرطاً جزائياً مالياً على أن يكون التأخير في تسليم ما اتفق عليه ناتجاً عن إهمال من المقاول أو تقصير منه وأن لا يكون التأخير ناتجاً عن أمور خارجة عن إرادة المقاول كالعوامل الطبيعية مثلاً. وبشرط أن يكون مقدار الشرط الجزائي مماثلاً للضرر الفعلي الذي لحق بالطرف الآخر.


ومما يدل على جواز الشرط الجزائي قول النبي صلى الله عليه وسلم:( الصلح جائز بين المسلمين إلا صلحاً حرم حلالاً أو أحل حراماً والمسلمون على شروطهم إلا شرطاً حرم حلالاً أو أحل حراماً ) رواه الترمذي وقال : حسن صحيح ورواه البخاري تعليقاً بصيغة الجزم لكنه بدون الاستثناء ورواه كذلك الحاكم وأبو داود عن أبي هريرة بلفظ (المسلمون عند شروطهم) أي بدون الاستثناء.
ويمكن أن يستدل على جواز الشرط الجزائي بما رواه البخاري في صحيحة بسنده عن ابن سيرين (أن رجلاً قال لكريِّه:- أي من يكري وسائل النقل- أدخل ركابك فإن لم أرحل معك يوم كذا وكذا فلك مائة درهم فلم يخرج فقال شريح: من شرط على نفسه طائعاً ليس مكره فهو عليه).
وقال شيخ الإسلام ابن تيمية: [ إن الوفاء بها أي بالالتزامات التي التزم بها الإنسان من الواجبات التي اتفقت عليها الملل بل العقلاء جميعاً] مجموع الفتاوى 29/516 والقواعد النورانية ص53 .

بعض الدفاتر الهامة بالصيدلية : -

كشكول الملاحظات

( يكون وسيلة اتصال بين العاملين في الفترات المختلفة بالصيدلية و توضيح أي ملاحظة تخص طلبيه أو دواء أو مريض ... الخ

- كشكول بيان بالأصناف منتهية أو قريبة انتهاء الصلاحية

دفتر من 12 ورقة يمثل كل صفحة فيه شهر

وتسجل الأدوية في الصفحة  حسب تاريخ الانتهاء في الشهر

المقابل لذلك

و يكون مقسما كالتالي :

الصنف	الكمية	القيمة	تاريخ الانتهاء	الشركة

http://yoitect.com/1JlB

 - كشكول المرتجعات

و يكون مقسما كالتالي :-

الصنف	الكمية	القيمة	الشركة	تاريخ الإشعار	المندوب المستلم

محضر أتلاف
في حالة أتلاف أدوية لانتهاء تاريخ الصلاحية أو لاى سبب ما ويمكنك تحديد هل هناك متسبب للإتلاف ويحمل بقيمة الإتلاف حسب سياسة الصيدلية بسعر البيع – بسعر الشراء – أيهما اقل 

- كشكول للمخزون :

و يكون مقسما كالتالي :-

الصنف	الكمية	القيمة	الشركة	تاريخ الانتهاء

مراقبة المخزون

أساليب مراقبة المخزون ؟

1- تحديد المستويات الدنيا والقصوى ونقطة إعادة الطلب ( الشراء ) .

2- معدل دوران الأصناف المختلفة من المستلزمات .

1-     الرقابة باستخدام مراقبة الصنف .

4- الجرد .

المستويات الدنيا والقصوى ونقطة إعادة الطلب كأحد أساليب مراقبة المخزون

1- تصلح هذه الطريقة عادة للأصناف المستقرة نسبياً من حيث الاستخدام والسعر .

2- لتحديد المستويات الدنيا والقصوى للمخزون لابد من الأخذ في الاعتبار :

أ- معرفة الحد الأدنى الحقيقي للمخزون .

ب- استخدام طريقة الشراء على أساس كميات نموذجية.

جـ - نقطة إعادة الطلب .              د- الحد الأقصى للمخزون من الصنف .

3- الحد الأقصى للمخزون = الحد الأدنى للمخزون + الكمية النموذجية للطلب ( الكمية الاقتصادية )

أسلوب معدل دوران الأصناف المختلفة .

حجم الاستخدام في فترة معينة

متوسط المخزون

القانون المستخدم

معدل دوران الأصناف =

مخزون أول المدة + مخزون آخر المدة

/ 2

 -  كشكول النواقص

الصنف دواء	الصنف مستلزمات

- دفتر المصروفات الشهرية

دفتر عبارة عن 12 صفحة لكل صفحة شهر منفصل

شهر ...............لسنة    20  

أجمالي رواتب  العاملين

كهرباء

مياه

تليفون

انترنت

أيجار الصيدلية

تأمينات اجتماعيه

تأمين ضد الحريق أو السرقة

سلف

أقساط

انتقالات

نثريات / إصلاحات

بيان النثريات

الاجمالى